Kalkulator godzin pracy i ewidencja czasu

Jak z tego korzystać

1. Uzupełnij każdy dzień. Wybierz datę, potem godzinę w polach „Początek” i „Koniec” oraz minuty przerwy niewliczanej do czasu pracy. Czas netto danego dnia pojawi się pod polami.
2. Dodawaj lub usuwaj dni. Przycisk „Dodaj dzień” dodaje kolejne wiersze, a „Nowy tydzień” pozwala zacząć od nowa. Wiersze zostają na tym urządzeniu, więc możesz do nich wrócić.
3. Wybierz zaokrąglanie, jeśli stosuje je pracodawca. Niektóre firmy zaokrąglają każdy dzień do 5, 6, 10, 15 lub 30 minut. Zostaw „Bez zaokrąglania”, aby liczyć dokładny czas.
4. Skopiuj, pobierz lub wydrukuj. Suma jest pokazana w godzinach i minutach oraz w godzinach dziesiętnych. Pobierz tabelę jako plik CSV do arkusza kalkulacyjnego albo wydrukuj ją do podpisu.

Jak liczy się godziny pracy

Dla każdego dnia kalkulator bierze czas między początkiem a końcem pracy i odejmuje przerwę niewliczaną do czasu pracy. Wszystko liczy w pełnych minutach, więc nie ma błędów zaokrągleń z ułamków. Wyniki z poszczególnych dni są potem sumowane.

Jeśli godzina zakończenia jest wcześniejsza niż godzina rozpoczęcia, kalkulator przyjmuje, że zmiana kończy się następnego dnia. Zmiana nocna od 22:00 do 06:00 z 30-minutową przerwą to 7:30 pracy, czyli 7,50 godziny dziesiętnej. Jeśli początek i koniec są takie same, wynik wynosi zero, a nie 24 godziny.

Zmiana od 09:00 do 17:30 z 30-minutową przerwą to 8:00: 510 minut między godzinami minus 30 minut przerwy. Pięć takich dni daje 40:00 w tygodniu – dokładnie tyle, ile wynosi norma z Kodeksu pracy: 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy (art. 129 § 1).

Którą przerwę wpisać? Przerwa 15 minut, która przysługuje przy dobowym wymiarze czasu pracy co najmniej 6 godzin (oraz kolejne 15 minut powyżej 9 i powyżej 16 godzin), jest wliczana do czasu pracy (art. 134 KP) – nie wpisuj jej w polu „Przerwa (min)”. Wpisz tam tylko przerwę niewliczaną do czasu pracy, którą pracodawca może wprowadzić na posiłek lub sprawy osobiste, w wymiarze do 60 minut (art. 141 KP).

Godziny i minuty czy godziny dziesiętne

Systemy płacowe i arkusze kalkulacyjne zwykle wymagają godzin dziesiętnych, bo można je pomnożyć przez stawkę godzinową. 7 godzin 45 minut to nie 7,45, lecz 7,75, bo 45 minut to trzy czwarte godziny. Kalkulator pokazuje obie postacie, więc użyjesz tej, której wymaga lista płac. Aby przeliczyć pojedynczą wartość, skorzystaj z zamiany minut na godziny.

Zaokrąglanie czasu i zasada 7 minut

W niektórych firmach czas zaokrągla się do najbliższego kwadransa. Popularna wersja to zasada 7 minut: do 7 minut po pełnym kwadransie zaokrągla się w dół, a od 8 minut w górę. Ten zwyczaj pochodzi z praktyki amerykańskiej; Kodeks pracy nie przewiduje zaokrąglania czasu pracy, a ewidencja ma służyć prawidłowemu ustaleniu wynagrodzenia (art. 149 § 1 KP).

• Do najbliższej: przy zaokrąglaniu do 15 minut 7 minut daje 0, a 8 minut daje 15. Wartość dokładnie w połowie zaokrągla się w górę.
• W górę: zawsze do następnego kroku, więc 61 minut przy kroku 15 minut daje 75.
• W dół: zawsze do poprzedniego kroku, więc 74 minuty dają 60.

Kalkulator zaokrągla każdy dzień osobno, zanim zsumuje dni. Niektórzy pracodawcy zaokrąglają zamiast tego godziny wejścia i wyjścia, a wtedy wynik może różnić się o kilka minut: poproś o pisemne zasady.

Przykłady obliczeń

Jak wykorzystać wynik

• Ewidencja dla pracodawcy lub zleceniodawcy. Pobierz plik CSV, który otworzysz w Excelu i Arkuszach Google, albo wydrukuj stronę i ją podpisz. Pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy i udostępnia ją pracownikowi na jego żądanie (art. 149 § 1 KP).
• Umowa zlecenia. Za każdą godzinę należy się co najmniej minimalna stawka godzinowa (art. 8a ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę). Jeśli umowa nie określa sposobu potwierdzania godzin, zleceniobiorca przedkłada informację o ich liczbie przed terminem wypłaty (art. 8b ust. 2).
• Freelancerzy i faktury. Wpisz stawkę godzinową, aby zobaczyć kwotę brutto za łączną liczbę godzin, a podatek i koszty dolicz osobno.
• Sprawdzenie paska wypłaty. Porównaj sumę dziesiętną z liczbą opłaconych godzin.
• Nadgodziny. Gdy suma tygodniowa przekracza normę, przejdź do kalkulatora nadgodzin.

Wpisane wiersze zostają na Twoim urządzeniu, w przeglądarce, więc możesz do nich wracać w ciągu tygodnia. Nic nie jest wysyłane. Przycisk „Wyczyść wszystko” je usuwa.

Źródła (sprawdzono 22.10.2026): ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy, tekst jednolity Dz.U. z 2026 r. poz. 1245, art. 129, 134, 141, 149 i 151⁷; ustawa z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę, tekst jednolity Dz.U. z 2024 r. poz. 1773, art. 8a i 8b; rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 11 września 2025 r. (Dz.U. z 2025 r. poz. 1242): minimalna stawka godzinowa 31,40 zł w 2026 roku. Od 1 stycznia 2027 r. stawka wynosi 32,30 zł (Dz.U. z 2026 r. poz. 1213).

Najczęściej zadawane pytania